Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar pada PT.BAKTI NUGRAHA YUDA ENERGY PLTU Baturaja Design of Information System for Archiving Incoming and Outgoing Letters at PT.BAKTI NUGRAHA YUDA ENERGY PLTU Baturaja

Abstract

Every company needs an information system to support its performance so that it can produce more effective and efficient information. PT. Bakty Nugraha Yuda Energy is a steam power generating company with coal as its main fuel. Incoming and outgoing mail archiving system at PT. BNYE is still done manually, namely by recording it in a book which is then stored in an archive cupboard. This can cause loss of letters and delays in completing follow-up letters, as well as searching for letters will take a long time and be less efficient. To overcome this problem, an information system is needed that can manage incoming and outgoing letters to make it easier to manage letters so that they are organized quickly, precisely and correctly. The purpose of creating an information system for archiving incoming and outgoing letters at PT. BNYE PLTU Baturaja is to prevent and avoid very long processes in the process of storing and searching for documents, as well as helping to make it easier for staff to work. The modeling used is Unified Modeling Language (UML) consisting of use case diagrams, activity diagrams and class diagrams. The result of this research is the design of an information system for archiving incoming and outgoing letters which aims to increase effectiveness and efficiency in the archiving process, and it can be concluded that the design of this information system provides a lot of convenience in the letter management process.

Keywords : Archiving, Incoming mail, Outgoing mail, Information systems, Unified Modeling Language (UML)

Abstrak

Setiap perusahaan memerlukan sistem informasi untuk menunjang kinerjanya agar dapat menghasilkan informasi yang lebih efektif dan efisien. PT. Bakty Nugraha Yuda Energy merupakan perusahaan pembangkit listrik tenaga uap dengan bahan bakar utama batubara. Sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada PT. BNYE masih dilakukan secara manual yaitu dengan pencatatan di buku yang kemudian disimpan dilemari arsip. hal itu dapat menyebabkan hilangnya surat serta keterlambatan dalam penyelesaian tindak lanjut surat,demikian juga pencarian surat akan memakan waktu yang lama, dan kurang efisien. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dibutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola surat masuk,dan surat keluar untuk mempermudah dalam mengelola surat agar terorganisir secara cepat, tepat, dan benar. tujuan dibuatnya sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada PT. BNYE PLTU baturaja ini yaitu untuk mencegah dan menghindari proses yang sangat lama dalam proses penyimpanan maupun pencarian dokumen surat, serta membantu mempermudah staff dalam bekerja. pemodelan yang digunakan adalah Unified Modeling Language (UML) terdiri dari use case diagram, activity diagram, dan class diagram. Hasil dari penelitian ini adalah perancangan sistem informasi Pengarsipan surat masuk dan  surat keluar yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam proses pengarsipan, dan dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem informasi ini memberikan banyak kemudahan dalam proses pengelolaan surat.

Katakunci : Pengarsipan, Surat masuk, Surat keluar, Sistem informasi, Unified Modeling Language (UML)